KI-Telefonassistent Es geht jemand ran, auch wenn alle auf der Baustelle sind
Ein verpasster Anruf ist in den meisten Betrieben ein verlorener Auftrag, weil der Anrufer als Nächstes den Wettbewerber wählt. Unser Assistent nimmt ab, nimmt das Anliegen auf, bucht Termine in Ihren Kalender und stellt Dringendes sofort an einen Menschen durch. Er sagt am Anfang, dass er eine Maschine ist, und gibt ab, sobald es heikel wird.
- Rund um die Uhr erreichbar
- Termine direkt im Kalender
- Weiterleitung bei Dringendem
- Server in Deutschland
Der Anrufer wartet nicht, er wählt weiter
In Handwerk, Praxen und Dienstleistung passiert dasselbe jeden Tag: Das Telefon klingelt, während die Hände in einer Arbeit stecken. Beim dritten Klingeln legt der Anrufer auf und ruft beim Nächsten an, der in der Trefferliste steht. Der Auftrag ist weg, und im Betrieb merkt das niemand, weil ein verpasster Anruf keine Spur hinterlässt außer einer Nummer im Display, die abends niemand mehr zurückruft.
Die üblichen Auswege haben alle einen Haken. Der Anrufbeantworter wird von vielen Anrufern einfach aufgelegt. Die Weiterleitung aufs Handy klingelt im ungünstigsten Moment, und zwar bei dem Menschen, der gerade auf einer Leiter steht. Ein externer Telefonservice kostet monatlich, kennt Ihren Betrieb nicht und liest Notizen vor, die jemand anders aufgeschrieben hat.
Der Assistent löst das nicht durch Magie, sondern dadurch, dass er immer abnimmt, immer gleich freundlich ist und das aufnimmt, was Sie tatsächlich wissen müssen. Er ersetzt nicht das Gespräch mit dem Chef, er sorgt dafür, dass es überhaupt stattfindet.
- Beim dritten Klingeln legt der Anrufer auf
- Der Anrufbeantworter wird selten besprochen
- Die Handyweiterleitung klingelt auf der Leiter
- Abends steht eine Liste unbekannter Nummern im Display
- Termine werden zwischen Tür und Angel zugesagt
- Niemand weiß, wie viele Aufträge dadurch verloren gehen
- Es wird immer abgenommen, freundlich und gleich
- Das Anliegen wird aufgenommen und strukturiert zugestellt
- Dringendes wird sofort an einen Menschen durchgestellt
- Morgens liegt eine sortierte Übersicht der Nacht vor
- Termine landen direkt im Kalender, mit Bestätigung
- Jeder Anruf ist erfasst, mit Anliegen und Ergebnis
Was wir bei Ihnen vor Ort machen
Ein Telefonassistent ist nur so gut wie das Wissen, mit dem er ans Telefon geht. Deshalb hören wir uns zuerst an, wie bei Ihnen tatsächlich telefoniert wird.
Wie bei Ihnen telefoniert wird
Wir hören uns an, wer heute abnimmt, was gefragt wird und wie geantwortet wird. Die Formulierungen Ihrer Bürokraft sind meistens besser als alles, was wir uns ausdenken würden, also übernehmen wir sie.
Die zehn Fragen, die ständig kommen
In fast jedem Betrieb decken zehn bis fünfzehn Anliegen drei Viertel aller Anrufe ab: Öffnungszeiten, Termin, Status eines Auftrags, Preisrahmen, Notfall. Genau diese bilden wir sauber ab, statt alles zu versuchen.
Was er niemals sagen darf
Preiszusagen, Terminzusagen ohne Besichtigung, Auskunft über andere Kunden. Diese Liste entsteht mit Ihnen und ist am Ende wichtiger als der Funktionsumfang.
Was sofort einen Menschen braucht
Wasserschaden, Heizungsausfall im Winter, Schmerzpatient, Stromausfall. Wir legen fest, an welchen Wörtern der Assistent erkennt, dass er sofort durchstellen muss, und an welche Nummer, gestaffelt nach Uhrzeit.
Wie Termine wirklich entstehen
Bevor ein System buchen darf, muss klar sein, wie lange welche Leistung dauert, wer sie machen kann und wie viel Puffer für Anfahrt nötig ist. Oft ist das der Punkt, an dem im Betrieb zum ersten Mal jemand die Regeln aufschreibt.
Was Ihre Telefonanlage kann
Wir sehen uns an, wie Ihre Anlage aufgebaut ist und an welcher Stelle sich ein zusätzliches Ziel einhängen lässt. In den meisten Fällen bleibt Ihre Nummer unverändert und nichts an der bestehenden Technik muss ersetzt werden.
Die wichtigste Frage: Was darf er nicht
Bevor wir festlegen, was der Assistent kann, legen wir fest, was er auf keinen Fall tun darf. Keine Preiszusagen, keine Terminzusagen für Leistungen, die erst besichtigt werden müssen, keine Auskunft über laufende Aufträge Dritter, und bei allem, was nach Notfall klingt, sofortige Weitergabe an einen Menschen. Diese Liste ist am Ende wichtiger als der Funktionsumfang, weil sie bestimmt, ob Sie dem System einen echten Kundenkontakt anvertrauen können.
Zu den Standorten →Was der Assistent übernimmt
Nicht alles davon ist bei jedem Betrieb sinnvoll. Welche Teile bei Ihnen aktiv sind, entscheiden Sie nach dem Aufnahmegespräch.
- Anrufe annehmen und einordnenDer Assistent begrüßt mit Ihrem Firmennamen, stellt sich als automatischer Assistent vor und findet heraus, worum es geht. Nichts läuft ins Leere, auch nachts und am Wochenende nicht.
- Anliegen strukturiert aufnehmenName, Rückrufnummer, Ort, Anliegen, Dringlichkeit. Das Ergebnis kommt als lesbare Notiz, nicht als Tonaufnahme, die jemand abhören muss.
- Termine buchenVerfügbare Zeiten aus Ihrem Kalender vorschlagen, buchen, bestätigen und bei Bedarf verschieben, mit den Regeln, die Sie vorgegeben haben, inklusive Puffer für die Anfahrt.
- Dringendes durchstellenWenn es nach Notfall klingt, verbindet der Assistent sofort mit einem Menschen, gestaffelt nach Uhrzeit und Erreichbarkeit. Wenn niemand abnimmt, geht sofort eine Nachricht an alle hinterlegten Kontakte.
- Standardfragen beantwortenÖffnungszeiten, Anfahrt, Zuständigkeitsgebiet, welche Unterlagen mitzubringen sind. Aus Ihren eigenen Angaben, nicht aus dem Weltwissen eines Modells.
- Rückrufe organisierenDer Assistent nennt ein konkretes Zeitfenster, statt „wir melden uns" zu sagen, und legt die Aufgabe bei der zuständigen Person an. Was zugesagt wird, ist damit auch terminiert.
- Mehrsprachig antwortenAuf Wunsch erkennt der Assistent die Sprache des Anrufers und wechselt. Für Betriebe mit internationalen Lieferanten oder Kunden ist das oft der Punkt, an dem sich das System zusätzlich rechnet.
- Übergabe an Ihre AbläufeAus dem Anruf entsteht ein Eintrag im Ticketsystem, eine Aufgabe im Kalender oder direkt der Start einer Automatisierung, etwa der Entwurf eines Angebots.
Wie das technisch funktioniert
Ihre bestehende Rufnummer bleibt. Wir schalten den Assistenten als zusätzliches Ziel in Ihrer Telefonanlage: entweder erst nach einer bestimmten Zahl von Klingelzeichen, wenn im Büro niemand abnimmt, oder außerhalb der Geschäftszeiten, oder für eine eigene zweite Nummer, die Sie parallel verwenden. Sie entscheiden, wie viel Verantwortung er bekommt, und Sie können jederzeit zurückschalten.
Im Gespräch selbst zählt vor allem eines: die Verzögerung. Ein Assistent, der nach einer Antwort zwei Sekunden schweigt, wirkt kaputt, und der Anrufer redet dazwischen. Wir bauen die Kette aus Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe deshalb auf kurze Antwortzeiten hin und testen sie mit echten Anrufen, bevor eine einzige Nummer umgestellt wird. Wie so eine Kette aufgebaut ist und wo die Zeit tatsächlich verlorengeht, haben wir in einem Fachbeitrag ausführlich aufgeschrieben.
Alles, was der Assistent aufnimmt, landet dort, wo Sie ohnehin arbeiten: als Termin im Kalender, als Notiz im Postfach, als Eintrag im Ticketsystem. Wenn Sie möchten, geht daraus direkt eine Automatisierung weiter, die etwa aus der Anfrage schon ein Angebot vorbereitet.
Passt dazu: Sichere KI im Unternehmen, Websites, SEO & Entwicklung, Digitaler Komplettauftritt
Er sagt, dass er eine Maschine ist
Manche Anbieter werben damit, dass man den Unterschied nicht hört. Wir halten das für einen Fehler, und zwar aus drei Gründen: Es ist unhöflich gegenüber dem Anrufer, es fällt spätestens beim zweiten Anruf auf, und seit August 2026 gilt europaweit die Transparenzpflicht der KI-Verordnung, nach der offenzulegen ist, wenn ein Mensch mit einem KI-System spricht.
- Vorstellung am GesprächsanfangDer Assistent sagt in einem Satz, dass er automatisch antwortet und dass er jederzeit an einen Menschen weitergeben kann.
- Kein aufgezeichnetes Gespräch ohne HinweisWenn Sie Mitschnitte wünschen, wird darauf hingewiesen und die Einwilligung eingeholt. Ohne Hinweis wird nicht mitgeschnitten, sondern nur das Ergebnis notiert.
- Jederzeit zum MenschenDer Satz „Ich möchte mit jemandem sprechen" reicht. Der Assistent diskutiert nicht und hält niemanden fest.
- Nachvollziehbar für SieZu jedem Anruf gibt es Zeitpunkt, Anliegen, Ergebnis und die Frage, ob weitergegeben wurde. So sehen Sie auch, wo der Assistent schlecht war.
In der Praxis stört das niemanden. Was Anrufer stört, ist ein Band, das nichts aufnimmt, und ein Rückruf, der nie kommt. Ein Assistent, der sich vorstellt, das Anliegen aufnimmt und einen konkreten Termin nennt, wird als besserer Service wahrgenommen, nicht als schlechterer.
Was oft dazugehört
Der Telefonassistent ist meist der sichtbarste Teil eines größeren Ablaufs. Diese Bereiche schließen direkt an.
So läuft die Einrichtung ab
Fünf Schritte, und die Rufnummer wird erst umgestellt, wenn Sie den Assistenten selbst angerufen und für gut befunden haben.
Erstgespräch
Aufnahme im Betrieb
Gesprächsleitfaden und Festpreis
Testbetrieb auf einer Testnummer
Umstellung und Betrieb
Was das kostet
Zum Einordnen: Ein externer Telefonservice kostet je nach Anbieter zwischen 1 und 2 Euro je angenommenem Anruf oder eine monatliche Grundgebühr im dreistelligen Bereich. Ein einziger gewonnener Auftrag deckt bei den meisten Betrieben die Einrichtung. Die folgenden Preise sind Einstiegspreise, die Gesprächskosten kommen separat und verbrauchsabhängig dazu.
Annahme und Notiz
Der Einstieg: Es geht immer jemand ran, das Anliegen kommt sauber bei Ihnen an.
- Aufnahmetag mit Gesprächsleitfaden
- Begrüßung, Anliegen aufnehmen, Rückruf zusagen
- Weiterleitung bei Dringendem, gestaffelt nach Uhrzeit
- Zustellung als lesbare Notiz per Mail oder Ticket
- Testbetrieb auf einer Testnummer, bevor umgestellt wird
Mit Terminbuchung
Das Hauptangebot für Betriebe mit Terminkalender: buchen, bestätigen, verschieben.
- Alles aus „Annahme und Notiz"
- Zugriff auf Ihren Kalender mit Ihren Regeln
- Buchung, Bestätigung und Verschiebung
- Standardfragen aus Ihren eigenen Angaben
- Auswertung über Anrufe, Anliegen und Ergebnisse
Mit Systemanbindung
Wenn Auftragsdaten, Kundendaten oder Ticketsystem im Gespräch gebraucht werden.
- Alles aus „Mit Terminbuchung"
- Anbindung an Warenwirtschaft, CRM oder Ticketsystem
- Auskunft zum Auftragsstatus nach Ihren Regeln
- Mehrsprachige Gesprächsführung
- Übergabe direkt in eine anschließende Automatisierung
Was den Preis treibt
Vor allem, wie viel der Assistent wissen und tun soll. Anliegen aufnehmen und zustellen ist schnell eingerichtet. Termine buchen setzt einen Kalender voraus, der verlässlich gepflegt ist, sonst bucht das System in Lücken, die es nicht gibt. Der Zugriff auf Auftragsdaten aus einer Warenwirtschaft ist ein eigenes Stück Arbeit. Der laufende Betrieb beginnt bei 49 Euro im Monat, dazu kommen die Gesprächsminuten, die wir Ihnen im Angebot transparent aufschlüsseln.
Damit Sie nicht nur unser Wort haben
Projekte und Fachbeiträge, an denen Sie sehen, wie wir arbeiten. Mit Zahlen, nicht mit Adjektiven.
Alle Projekte ansehen · Wie wir technisch arbeiten · Wer wir sind
Wir kommen zu Ihnen
Für jede bayerische Gemeinde ab 1.000 Einwohnern gibt es bei uns eine eigene Seite, mit Landkreis, Postleitzahlen, Nachbarorten sowie Entfernung und geschätzter Fahrzeit ab unserem Sitz. Ein Auszug:
Häufige Fragen zum Telefonassistenten
Was kostet ein Telefonassistent?
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Merken meine Kunden, dass da eine Maschine spricht?
Was passiert bei einem Notfall?
Kann der Assistent Preise nennen?
Wie schnell antwortet er im Gespräch?
Was ist mit Datenschutz und Aufzeichnung?
Was, wenn er eine Frage nicht versteht?
Kann er auch ausgehend anrufen?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Was, wenn wir doch wieder selbst abnehmen wollen?
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen pro Woche verloren?
Die meisten Betriebe können die Zahl nicht nennen, und genau das ist der Punkt. Schildern Sie uns kurz, wie Ihr Telefon heute läuft. Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Einschätzung, ob sich ein Assistent bei Ihnen lohnt.