Zwei Sprechblasen als Symbol für den KI-Potenzialanalyse-Workshop und Beratungsgespräch
ServicesKI-Potenzialanalyse für kleine Unternehmen

KI-Potenzialanalyse für kleine Unternehmen

In einem strukturierten Workshop identifizieren wir 5-10 konkrete KI-Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen – mit Aufwand-Nutzen-Bewertung, ROI-Schätzung und priorisierter Roadmap zum Festpreis. Bei Folgeauftrag voll anrechenbar.

Überblick

Bevor Sie tausende Euro in ein KI-Projekt investieren, das niemand braucht, sollten Sie wissen, wo KI in Ihrem Unternehmen wirklich Geld einspart oder Umsatz bringt. Unsere KI-Potenzialanalyse ist der pragmatische Einstieg für KMU: In einem 60-90 minütigen Interview durchleuchten wir Ihre Prozesse, identifizieren versteckte Automatisierungspotenziale und liefern Ihnen eine konkrete, priorisierte Roadmap zum Festpreis. Ehrlich, schnell und ohne Buzzword-Bingo – auch ein „Nein, das lohnt sich für Sie noch nicht" ist ein wertvolles Ergebnis.

Leistungen

  • Strukturiertes 60-90 minütiges Interview mit Geschäftsführung und Schlüsselmitarbeitern inkl. Prozess-Mapping
  • Tool- und Datenquellen-Audit Ihrer aktuellen IT-Landschaft (CRM, ERP, Buchhaltung, Kommunikation)
  • 5-10 konkrete KI-Use-Cases mit Aufwand-Nutzen-Matrix, ROI-Schätzung und DSGVO-Bewertung
  • Priorisierte 6-12-Monats-Roadmap mit Quick Wins, lieferbar als 15-25-seitiges PDF mit Präsentationssession

Ihr Vorteil

  • Klarheit statt Bauchgefühl: Sie wissen genau, wo sich KI für Sie lohnt – und wo nicht
  • Keine Fehlinvestitionen: Vermeidung des durchschnittlichen 5-stelligen Lehrgelds gescheiterter Pilotprojekte
  • Festpreis ab 499 Euro und bei Folgeauftrag innerhalb von 3 Monaten voll anrechenbar

Warum 80% der KI-Projekte scheitern – und wie Sie das vermeiden

Aktuelle Studien von Gartner und MIT zeigen: Bis zu 85% aller KI-Projekte erreichen ihre Ziele nicht. Die Hauptursache ist nicht die Technologie – moderne LLMs und RAG-Systeme funktionieren zuverlässig. Das eigentliche Problem ist die Auswahl der falschen Use Cases. Unternehmen starten oft mit dem, was „cool klingt" statt mit dem, was tatsächlich Geld spart. Eine strukturierte Potenzialanalyse vor dem ersten Euro Investition reduziert das Risiko drastisch und sorgt dafür, dass Ihr Budget dort landet, wo es Wirkung entfaltet.

Ehrliche Beratung mit fairer Anrechnung – auch ein Nein ist ein Ergebnis

Wir sind keine Verkäufer, die Ihnen um jeden Preis ein KI-Projekt aufschwatzen. Wenn Ihre Datenbasis noch nicht reif ist oder sich Use Cases schlicht nicht rechnen, sagen wir das offen und empfehlen oft einfachere Automatisierungslösungen. Beauftragen Sie uns innerhalb von 3 Monaten mit einem Folgeprojekt aus der Roadmap, rechnen wir die kompletten Analyse-Kosten 1:1 an. Im besten Fall ist die Analyse für Sie also kostenlos – im schlechtesten Fall haben Sie ein hochwertiges Strategiedokument zum fairen Festpreis.

Beispielprojekte & Anwendungsfälle

Steuerkanzlei: 200 Stunden Einsparung pro Jahr

Identifiziert wurden ein Mandanten-Onboarding-Bot, automatische Dokumentenklassifikation eingehender Belege, ein KI-gestützter Mahnungsworkflow sowie eine interne Wissensdatenbank für Steuerfragen. Geschätzte Einsparung 200 Arbeitsstunden pro Jahr bei einem Investment-Volumen von 8.500 Euro.

Handwerksbetrieb: Angebotsautomatisierung als Quick Win

Hauptergebnis war ein automatisierter Angebotsgenerator aus Vor-Ort-Aufmaßen sowie eine KI-basierte Lead-Qualifizierung eingehender Anfragen. Beide Use Cases zusammen reduzieren den administrativen Aufwand der Geschäftsführung um 8 Stunden pro Woche.

Hausverwaltung: Klassifikation von Mängelmeldungen

Die Analyse zeigte zwei zentrale Hebel: automatische Klassifikation und Priorisierung von Mietermeldungen per E-Mail sowie eine semantische Suche in über 2.000 Mietverträgen. Anfragen werden 60% schneller bearbeitet, Vertragsklauseln in Sekunden statt Stunden gefunden.

Maschinenbau-KMU: Wissenssicherung vor Renteneintritt

Im Fokus stand die Sicherung des Erfahrungswissens langjähriger Mitarbeiter in einem RAG-System sowie die automatisierte Erstellung von Wartungsprotokollen aus Sprachnotizen. Strategisch besonders wichtig wegen anstehender Verrentungen im technischen Team.

So läuft eine Zusammenarbeit ab

1

Buchung & Vorbereitungs-Fragebogen

Sie wählen das passende Festpreis-Paket (S, M oder L) und erhalten innerhalb von 5 Werktagen einen Termin sowie einen kurzen Fragebogen zu Branche, Software und Engpässen. So nutzen wir die Workshop-Zeit maximal effizient.

2

Workshop und Interview

In einem fokussierten 60-90 minütigen Termin – vor Ort oder remote – sprechen wir mit Ihnen und 1-2 Schlüsselmitarbeitern über Prozesse, Schmerzpunkte und Ziele. Wir hören zu und identifizieren bereits live erste Potenziale.

3

Analyse und Use-Case-Bewertung

In den folgenden 2-4 Werktagen bewerten wir jeden Use Case nach Aufwand, Nutzen, technischer Machbarkeit und DSGVO-Konformität. Daraus entsteht die priorisierte Aufwand-Nutzen-Matrix mit ROI-Schätzung und Roadmap.

4

Präsentation & nächste Schritte

In einem 60-minütigen Termin gehen wir gemeinsam das Analyse-Dokument durch und beantworten Ihre Fragen. Auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung – die Analyse-Kosten rechnen wir bei Folgeauftrag innerhalb von 3 Monaten voll an.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet die KI-Potenzialanalyse?
Wir bieten drei Festpreis-Pakete: 499 Euro für Kleinstunternehmen bis 10 Mitarbeiter, 999 Euro für KMU bis 50 Mitarbeiter und 1.500 Euro für komplexere Strukturen mit mehreren Standorten oder Abteilungen. Alle Preise verstehen sich netto und inkludieren Workshop, schriftliche Analyse, ROI-Schätzungen und Präsentationssession.
Wird die Analyse auf ein Folgeprojekt angerechnet?
Ja, vollständig. Beauftragen Sie uns innerhalb von 3 Monaten nach Lieferung der Analyse mit einem Umsetzungsprojekt aus der Roadmap, rechnen wir die kompletten Analyse-Kosten 1:1 auf den Folgeauftrag an. Im Idealfall ist die Analyse für Sie also kostenlos – im schlechtesten Fall haben Sie ein hochwertiges Strategiedokument zum fairen Preis.
Wie lange dauert die gesamte Analyse?
Vom Buchungstag bis zur fertigen Analyse vergehen in der Regel 2-3 Wochen. Der Workshop dauert 60-90 Minuten, die schriftliche Ausarbeitung 2-4 Werktage, dann folgt der Präsentationstermin. Bei dringenden Anfragen ist auch ein Express-Turnaround in 7 Werktagen möglich.
Was passiert, wenn nichts wirklich Sinnvolles gefunden wird?
Auch ein klares „KI lohnt sich für Sie aktuell noch nicht" ist ein wertvolles Ergebnis – es spart Ihnen oft 5-stellige Lehrgeld-Beträge. In solchen Fällen identifizieren wir stattdessen klassische Automatisierungs- oder Digitalisierungspotenziale und empfehlen sinnvolle Vorarbeiten. Sie bekommen also in jedem Fall einen klaren Plan.
Wer aus unserem Unternehmen muss am Workshop teilnehmen?
Idealerweise die Geschäftsführung plus 1-2 Schlüsselmitarbeiter aus den Bereichen mit dem höchsten Automatisierungspotenzial – oft Buchhaltung, Vertrieb, Kundenservice oder das operative Tagesgeschäft. Mehr als 4 Personen empfehlen wir nicht, sonst leidet die Tiefe des Gesprächs.
Bekommen wir am Ende ein konkretes Dokument?
Ja, Sie erhalten ein 15-25-seitiges PDF mit Prozess-Bestandsaufnahme, allen identifizierten Use Cases inklusive ROI-Schätzungen, Aufwand-Nutzen-Matrix, DSGVO-Bewertung und priorisierter Roadmap. Das Dokument ist so geschrieben, dass es auch intern oder gegenüber Dritten als Entscheidungsgrundlage dient.
Was, wenn wir die Use Cases selbst umsetzen wollen?
Das ist absolut in Ordnung und wird durch die Detailtiefe unserer Dokumentation aktiv unterstützt. Sie können das Dokument auch an andere Dienstleister weitergeben, um Vergleichsangebote einzuholen. Wir verkaufen Ihnen Klarheit, keine Lock-in-Strategie.
Brauchen wir technisches Vorwissen für den Workshop?
Nein, gar nicht. Der Workshop wird in normaler Geschäftssprache geführt – wir fragen nach Prozessen, Engpässen und Zielen, nicht nach APIs oder Modellarchitekturen. Die technische Übersetzung ist unser Job. Je weniger Vorwissen Sie haben, desto wichtiger ist gerade dieser strukturierte Einstieg.
Lohnt sich die Analyse auch, wenn wir schon ein KI-Pilotprojekt hatten?
Ja, gerade dann. Viele Unternehmen kommen zu uns, nachdem ein erstes Pilotprojekt nicht die erhofften Ergebnisse brachte. Wir analysieren ohne Vorurteile, was funktioniert hat, was nicht und welche realistischen Use Cases als Nächstes Sinn ergeben – mit fundierter Aufwand-Nutzen-Bewertung statt Bauchgefühl.

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