Automatisierungen & Büroerleichterungen Die Arbeit, die jeden Tag gleich abläuft, muss niemand tippen
Angebote schreiben, Rechnungen erfassen, Anfragen weiterleiten, Daten von einem System ins nächste übertragen: In jedem Betrieb gibt es Abläufe, die jede Woche identisch ablaufen und trotzdem von Hand gemacht werden. Wir bauen sie nach, prüfbar und auf Ihren eigenen Servern. Was danach übrig bleibt, ist die Arbeit, für die es Menschen braucht.
- Self-hosted n8n
- Keine Daten in die USA
- Festpreis je Ablauf
- Monatlich kündbar
Zwei Stunden am Tag, die niemand auf der Rechnung sieht
Die Zahl, die uns am häufigsten begegnet, ist nicht dramatisch, und genau das ist das Problem. Es sind selten die großen Projekte, die Zeit fressen, sondern zwanzig Minuten hier und vierzig Minuten dort: Eine Anfrage kommt per Formular, wird abgetippt und ins Angebotsprogramm übertragen. Eine Eingangsrechnung wird geöffnet, die Beträge werden abgelesen und in die Buchhaltung eingegeben. Ein Termin wird im Kalender eingetragen, dann noch einmal in der Whiteboard-Planung im Büro.
Nichts davon ist schwierig. Alles davon ist wiederholbar. Und weil es nie länger als eine halbe Stunde dauert, kommt niemand auf die Idee, es abzuschaffen. Über ein Jahr gerechnet sind zwei Stunden am Tag rund fünfzig Arbeitstage, also mehr als zwei Monate Arbeitszeit einer Vollzeitkraft. Nur eben verteilt, unsichtbar und ausgerechnet bei den Leuten, die eigentlich etwas anderes tun sollten.
Wir automatisieren nicht alles, was sich automatisieren lässt. Wir suchen die drei bis fünf Abläufe, bei denen sich der Aufwand am schnellsten zurückverdient, und lassen den Rest in Ruhe. Wenn ein Ablauf bei Ihrem Volumen keine Stunde im Monat spart, sagen wir das und bauen ihn nicht.
- Anfrage kommt per Formular und wird abgetippt
- Angebot wird aus der letzten Datei kopiert und angepasst
- Eingangsrechnungen werden abgelesen und eingegeben
- Termine stehen im Kalender und noch einmal an der Wand
- Dieselben Kundendaten liegen in drei Systemen
- Wenn jemand krank ist, weiß niemand, wo der Ablauf steht
- Anfragen landen strukturiert und vorsortiert im richtigen Postfach
- Angebote entstehen auf Knopfdruck mit Ihren Preisen und Ihrem Layout
- Rechnungsdaten werden ausgelesen und zur Prüfung vorgelegt
- Ein Kalender, aus dem alle anderen Ansichten entstehen
- Ein Datensatz, der sich in die anderen Systeme fortschreibt
- Jeder Lauf ist protokolliert und für alle nachvollziehbar
Was wir bei Ihnen vor Ort machen
Automatisierung scheitert fast nie an der Technik. Sie scheitert daran, dass jemand am Schreibtisch beschreibt, wie ein Ablauf funktioniert, und die Wirklichkeit im Büro anders aussieht. Deshalb setzen wir uns daneben und schauen zu.
Eine Woche Büro in zwei Tagen
Wir sitzen neben den Menschen, die die Arbeit machen, und lassen uns zeigen, was sie tun. Nicht nach Prozessbeschreibung, sondern Klick für Klick. In keiner Dokumentation steht, welcher Ordner wirklich geöffnet wird und welche Liste seit Jahren parallel geführt wird.
Wie oft und wie lange
Für jeden Ablauf halten wir fest, wie häufig er vorkommt und wie lange er dauert. Ohne diese zwei Zahlen ist jede Aussage über Einsparung geraten. Mit ihnen lässt sich vorher ausrechnen, ob sich ein Projekt lohnt.
Was Ihre Software hergibt
Wir sehen uns an, welche Programme im Einsatz sind und ob sie eine brauchbare Schnittstelle mitbringen. Das entscheidet mehr über Aufwand und Preis als alles andere, und es lässt sich nur am echten System prüfen, nicht im Datenblatt.
Die Fälle, die nie in die Vorlage passen
Jeder Betrieb hat sie: der Kunde, der Rechnungen per Post will, die Baustelle, die anders abgerechnet wird, der Lieferant, der PDFs schickt, die kein Programm lesen kann. Diese Ausnahmen bestimmen, ob eine Automatisierung im Alltag benutzt oder umgangen wird.
Wer was freigeben darf
Bevor ein Ablauf läuft, muss klar sein, wer ihn kontrolliert und wer im Fehlerfall entscheidet. Das ist keine Formalie: Ohne benannte Zuständigkeit landet die erste Fehlermeldung in einem Postfach, das niemand liest.
Dokumentation, die es vorher nicht gab
Am Ende der Aufnahme haben Sie eine Beschreibung Ihrer eigenen Abläufe, inklusive der Stellen, an denen Wissen nur in einem Kopf liegt. Diese Übersicht ist auch dann etwas wert, wenn Sie danach nichts automatisieren.
Warum das kein Kontrollbesuch ist
Die Sorge, die dabei manchmal mitschwingt, ist verständlich: Wer zusieht, wie jemand arbeitet, könnte auch bewerten, wie schnell das geht. Darum geht es nicht. Die Person, die einen Ablauf seit Jahren macht, ist die einzige, die weiß, warum es die Zusatzliste gibt und welcher Kunde die Rechnung immer per Post will. Ohne dieses Wissen baut man eine Automatisierung, die im Testfall funktioniert und im Alltag umgangen wird. Wir sagen das auch im Betrieb offen, bevor wir uns dazusetzen.
Zu den Standorten →Abläufe, die wir am häufigsten bauen
Keine Liste zum Abhaken, sondern das, was in bayerischen Betrieben tatsächlich am meisten Zeit spart. Welche davon bei Ihnen Sinn ergeben, entscheidet der Aufnahmetag, nicht dieser Abschnitt.
- Anfragen aus dem FormularWas auf der Website eingeht, wird geprüft, kategorisiert, mit den vorhandenen Kundendaten abgeglichen und an die zuständige Person zugestellt. Mit Bestätigung an den Absender, damit niemand zweimal anruft.
- Angebote auf KnopfdruckAus einer Anfrage entsteht ein Angebot mit Ihren Positionen, Ihren Preisen und Ihrem Layout, das nur noch geprüft und freigegeben wird. Der Zeitgewinn liegt weniger im Schreiben als im Nicht-mehr-Suchen der letzten ähnlichen Datei.
- Eingangsrechnungen auslesenRechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Lieferant werden aus PDF oder E-Rechnung gelesen und zur Prüfung vorgelegt, statt abgetippt zu werden. Seit Januar 2025 müssen inländische Betriebe E-Rechnungen ohnehin empfangen können.
- E-Mails vorsortierenDas Sammelpostfach wird nach Anliegen sortiert, Dringendes wird markiert, Routineanfragen bekommen eine vorbereitete Antwort, die ein Mensch freigibt. Besonders wirksam dort, wo drei Leute in dasselbe Postfach schauen.
- Termine und EinsatzplanungEin führender Kalender, aus dem Bestätigungen, Erinnerungen und die Tagesübersicht für die Mannschaft entstehen. Absagen und Verschiebungen laufen an einer Stelle ein statt über drei Kanäle.
- Daten zwischen SystemenKundendaten, Artikel, Preise oder Stunden werden zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung, CRM und Website abgeglichen, damit dieselbe Änderung nicht dreimal von Hand eingetragen wird.
- Dokumente ablegenLieferscheine, Fotos von der Baustelle, Prüfprotokolle und Zertifikate landen automatisch im richtigen Projektordner, benannt nach einer Regel, die alle verstehen. Suchen kostet in vielen Betrieben mehr Zeit als Erfassen.
- Erinnerungen und FristenWartungsintervalle, Prüftermine, ablaufende Zertifikate, offene Posten. Alles, was heute in einem Kopf oder einem Zettel hängt, wird zu einer verlässlichen Meldung, rechtzeitig und an die richtige Person.
Auf Ihren Servern, nicht in fremden Konten
Wir bauen Automatisierungen mit n8n, das wir auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben, und mit Python, wo ein Ablauf mehr braucht als das Zusammenstecken vorhandener Bausteine. Beides gehört Ihnen nach dem Projekt, beides läuft ohne monatliche Gebühr je Vorgang, und beides liegt auf Servern in Deutschland.
Das ist keine Ideologie, sondern Rechnerei. Fertige Automatisierungsdienste rechnen pro Aufgabe oder pro ausgeführtem Schritt ab. Solange es hundert Vorgänge im Monat sind, fällt das nicht auf. Bei fünftausend Vorgängen steht plötzlich eine dreistellige Monatsrechnung im Raum, für einen Ablauf, der einmal gebaut wurde und sich nicht mehr ändert. Dazu kommt der Datenschutz: In dem Moment, in dem Ihre Eingangsrechnungen durch einen amerikanischen Dienst laufen, ist das eine Auftragsverarbeitung, die Sie dokumentieren und verantworten müssen.
Wo KI im Spiel ist, etwa beim Auslesen von Dokumenten oder beim Vorsortieren von E-Mails, gilt dasselbe: bevorzugt lokale Modelle auf eigener Hardware, sonst EU-Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr dazu steht unter Sichere KI im Unternehmen.
Passt dazu: KI-Potenzialanalyse, Dashboards, Server Management & IT-Infrastruktur
Eine Automatisierung, die niemand kontrolliert, ist ein Risiko
Der gefährlichste Ablauf ist nicht der, der abstürzt. Ein Absturz fällt auf. Gefährlich ist der Ablauf, der still das Falsche tut: eine Rechnung mit vertauschten Beträgen verbucht, eine Anfrage an den falschen Mitarbeiter schickt, eine Mahnung an einen Kunden sendet, der längst bezahlt hat. Deshalb bauen wir jede Automatisierung mit drei Eigenschaften:
- Jeder Lauf ist nachvollziehbarWer, wann, mit welchen Daten, mit welchem Ergebnis. Ein Protokoll, das auch jemand lesen kann, der den Ablauf nicht gebaut hat.
- Fehler sind laut, nicht stillWenn etwas nicht passt, bricht der Ablauf ab und meldet sich bei einer benannten Person. Er rät nicht und macht nicht einfach weiter.
- Der Mensch behält den letzten KlickAlles, was Geld bewegt oder das Haus verlässt, wird vorgelegt und freigegeben. Automatisiert wird das Vorbereiten, nicht das Entscheiden.
- Umkehrbar gebautZu jedem Ablauf gehört der Weg zurück: Wie schaltet man ihn ab, und wie läuft die Arbeit dann weiter. Kein Betrieb darf von einem Automatismus abhängen, den niemand stoppen kann.
Bei allem, was Geld bewegt oder nach außen geht, bleibt der letzte Klick beim Menschen. Das ist der Unterschied zwischen Zeitersparnis und Kontrollverlust, und er kostet in der Praxis fünf Sekunden.
Was oft dazugehört
Automatisierung steht selten allein. Diese Bereiche schließen direkt an, und Sie können jeden davon auch einzeln beauftragen.
So läuft ein Automatisierungsprojekt ab
Fünf Schritte, und Sie wissen an jedem davon, was als Nächstes kommt, was es kostet und wann es fertig ist.
Erstgespräch
Aufnahme im Büro
Rechnung und Reihenfolge
Bauen und mitlaufen lassen
Übergabe und Betrieb
Was das kostet
Der ehrlichste Maßstab ist nicht der Preis, sondern die Zeit bis zur Amortisation. Eine Automatisierung, die im Monat vier Stunden spart, hat sich bei einem internen Stundensatz von 45 Euro nach etwa vier Monaten bezahlt. Rechnet sich ein Ablauf nicht in unter zwölf Monaten, raten wir ab. Die folgenden Preise sind Einstiegspreise, der verbindliche Festpreis steht im Angebot.
Ein Ablauf
Der Einstieg mit genau der Aufgabe, die am meisten nervt. Gut, um zu sehen, ob die Sache trägt.
- Aufnahme des Ablaufs vor Ort
- Ein fertiger Ablauf auf Ihrer Infrastruktur
- Protokollierung und Fehlermeldung an eine benannte Person
- Einweisung und Dokumentation
- Vier Wochen Nachjustierung inklusive
Büro-Paket
Drei bis fünf Abläufe, die ineinandergreifen. Der Punkt, ab dem es im Alltag spürbar wird.
- Zwei Aufnahmetage im Büro
- Drei bis fünf Abläufe, nach Amortisation sortiert
- Selbst gehostetes n8n, eingerichtet und abgesichert
- Übersicht über Läufe, Fehler und gesparte Zeit
- Einweisung für alle Beteiligten
Mit Systemanbindung
Wenn ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Branchensoftware mitspielen müssen.
- Alles aus dem Büro-Paket
- Anbindung bestehender Systeme über deren Schnittstellen
- Eigenentwicklung in Python, wo Bausteine nicht reichen
- Datenabgleich in beide Richtungen
- Testlauf mit echten Daten vor der Umstellung
Was den Preis treibt
Fast immer die Schnittstellen. Ein Ablauf zwischen zwei Systemen, die beide eine dokumentierte Schnittstelle mitbringen, ist an einem Tag gebaut. Eine Branchensoftware ohne Schnittstelle, aus der Daten nur per Export herausgehen, ist ein anderes Projekt. Ob Ihre Systeme mitspielen, prüfen wir beim Termin vor Ort, bevor eine Zahl im Raum steht. Der laufende Betrieb ist optional, monatlich kündbar und beginnt bei 49 Euro im Monat für Hosting, Updates, Überwachung und Fehlerbehebung.
Damit Sie nicht nur unser Wort haben
Projekte und Fachbeiträge, an denen Sie sehen, wie wir arbeiten. Mit Zahlen, nicht mit Adjektiven.
Alle Projekte ansehen · Wie wir technisch arbeiten · Wer wir sind
Wir kommen zu Ihnen
Für jede bayerische Gemeinde ab 1.000 Einwohnern gibt es bei uns eine eigene Seite, mit Landkreis, Postleitzahlen, Nachbarorten sowie Entfernung und geschätzter Fahrzeit ab unserem Sitz. Ein Auszug:
Häufige Fragen zur Automatisierung
Was kostet eine Automatisierung?
Ab wann lohnt sich das überhaupt?
Muss ich dafür meine Software wechseln?
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Wo laufen die Automatisierungen, und wo liegen die Daten?
Was ist n8n, und warum nicht Zapier oder Make?
Verlieren meine Mitarbeiter dadurch ihre Arbeit?
Können Sie Eingangsrechnungen wirklich automatisch verbuchen?
Was ist mit der E-Rechnungspflicht?
Wie lange dauert es, bis der erste Ablauf läuft?
Gehören mir die Automatisierungen?
Welche Arbeit machen Sie jede Woche zweimal?
Beschreiben Sie uns einen einzigen Ablauf, der Sie nervt. Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Einschätzung, ob und wie schnell sich das rechnet, auch wenn die Antwort lautet, dass es sich bei Ihrem Volumen nicht lohnt.