Dashboards Drei Zahlen, die morgens stimmen, statt zwölf, die niemand liest
In den meisten Betrieben gibt es die Zahlen längst. Sie liegen in der Warenwirtschaft, in der Buchhaltung, im Zeiterfassungssystem und in vier Tabellen, die einmal jemand angelegt hat. Was fehlt, ist der Blick darauf, ohne dass vorher jemand zwei Stunden exportiert und zusammenkopiert. Wir bauen die Ansicht, die morgens beim ersten Kaffee beantwortet, wie der Betrieb steht.
- Aus Ihren vorhandenen Systemen
- Automatisch aktuell
- Auf eigenen Servern
- Ohne Lizenz je Nutzer
Die Zahlen sind da, nur nicht zusammen
Der typische Ablauf sieht so aus: Am Monatsanfang exportiert jemand aus der Warenwirtschaft, holt die Stunden aus der Zeiterfassung, ergänzt die offenen Posten aus der Buchhaltung und baut daraus eine Tabelle. Das dauert einen halben Tag, es passiert einmal im Monat, und wenn die Zahlen fertig sind, beschreiben sie einen Zustand, der vier Wochen alt ist.
Entscheidungen werden aber nicht monatlich getroffen. Ob eine Baustelle aus dem Ruder läuft, ob eine Maschine schlechter ausgelastet ist als geplant, ob die Rohertragsmarge bei einem Kunden kippt: Das entscheidet sich in der Woche, in der es passiert. Wer die Zahl vier Wochen später sieht, kann nur noch erklären, warum es schiefging.
Wir bauen deshalb keine Berichte, sondern eine Ansicht, die sich selbst aktualisiert. Und wir fangen mit wenigen Kennzahlen an. Ein Dashboard mit zwölf Kacheln sieht auf dem Bildschirm eindrucksvoll aus und wird nach drei Wochen nicht mehr geöffnet. Drei Zahlen, bei denen klar ist, was zu tun ist, wenn sie sich bewegen, verändern den Betrieb.
- Einmal im Monat ein halber Tag Export und Kopieren
- Die Zahlen beschreiben einen vier Wochen alten Zustand
- Dieselbe Kennzahl heißt in zwei Systemen etwas anderes
- Nur zwei Personen können die Auswertung überhaupt bauen
- Bei Rückfragen weiß niemand, woher ein Wert stammt
- Probleme fallen auf, wenn sie schon passiert sind
- Die Ansicht aktualisiert sich selbst, ohne Zutun
- Der Stand ist von heute, bei Bedarf von dieser Stunde
- Jede Kennzahl hat eine schriftliche Definition
- Jeder, der es sehen soll, hat Zugang, ohne Lizenzkosten
- Zu jedem Wert ist hinterlegt, aus welcher Quelle er kommt
- Auffälligkeiten melden sich, statt entdeckt zu werden
Was wir bei Ihnen vor Ort machen
Die schwierige Frage bei Dashboards ist nie die Technik. Sie lautet: Welche Zahl verändert tatsächlich eine Entscheidung. Das klärt man nicht per Fragebogen.
Welche Zahl etwas ändert
Wir fragen für jede Kennzahl, was Sie tun würden, wenn sie morgen schlecht aussieht. Kommt darauf keine Antwort, gehört sie nicht auf das Dashboard. Diese eine Frage sortiert die Hälfte der Wunschliste aus, und zwar die folgenlose Hälfte.
Wo die Daten wirklich liegen
Warenwirtschaft, Buchhaltung, Zeiterfassung, Kassensystem, Kalender und die Tabelle auf dem Laufwerk, die niemand erwähnt. Wir sehen uns an, was davon eine Schnittstelle hat und was nur exportiert werden kann.
Was „Umsatz" bei Ihnen bedeutet
Mit oder ohne Material, mit oder ohne Nachträge, gebucht oder fakturiert. Solche Unterschiede sind der häufigste Grund, warum zwei Auswertungen im selben Betrieb verschiedene Zahlen zeigen. Wir schreiben die Definition auf, bevor wir sie anzeigen.
Wie aktuell es sein muss
Die Auslastung der Woche braucht keine Echtzeit, ein Maschinenstillstand schon. Wir legen je Kennzahl fest, wie oft aktualisiert wird, weil das direkt auf Aufwand und Kosten durchschlägt.
Wer es sehen soll
Geschäftsführung, Meister, Buchhaltung, Vertrieb sehen jeweils andere Ausschnitte. Wir legen die Sichten und Rechte fest, damit nicht jeder alles sieht und trotzdem jeder das bekommt, was er braucht.
Was es schon gibt
Häufig existieren gut gemachte Tabellen, in denen viel Wissen steckt. Wir nehmen deren Logik mit, statt sie zu ersetzen. Der Unterschied ist, dass die Rechnung danach automatisch läuft.
Die Frage, die wir zuerst stellen
„Was würden Sie anders machen, wenn diese Zahl morgen schlecht aussieht?" Wenn darauf keine Antwort kommt, gehört die Kennzahl nicht auf das Dashboard. Das klingt streng, spart aber den häufigsten Fehler: eine Ansicht voller Zahlen, die interessant sind und folgenlos bleiben. Aus derselben Frage ergibt sich meistens auch, wie aktuell eine Zahl sein muss. Nicht alles braucht Echtzeit, und alles in Echtzeit zu bauen, kostet unnötig Geld.
Zu den Standorten →Was wir bauen
Aus Ihren vorhandenen Systemen, ohne dass Sie eines davon ersetzen müssen. Welche Teile bei Ihnen sinnvoll sind, entscheidet der Termin vor Ort.
- Anbindung Ihrer SystemeWarenwirtschaft, Buchhaltung, Zeiterfassung, Kasse, Kalender oder Branchensoftware, über Schnittstelle oder, wo nötig, über geplante Exporte.
- Eine saubere DatenbasisDie Daten werden zusammengeführt, vereinheitlicht und historisiert. Das ist der unsichtbare Teil und derjenige, der darüber entscheidet, ob die Zahlen jemand glaubt.
- Kennzahlen mit DefinitionZu jeder Zahl gehört, wie sie berechnet wird und aus welcher Quelle sie stammt. Nachschlagbar im Dashboard selbst, nicht in einem Dokument, das niemand findet.
- Ansichten je RolleGeschäftsführung, Meister, Buchhaltung und Vertrieb bekommen unterschiedliche Ausschnitte, mit Rechten, die zu ihren Aufgaben passen.
- Auf dem Handy lesbarDie wichtigsten Kennzahlen funktionieren auf einem Telefon im Auto, nicht nur auf einem 27-Zoll-Monitor im Büro. Das entscheidet oft darüber, ob eine Auswertung benutzt wird.
- Meldungen statt SuchenGrenzwerte, bei deren Überschreitung eine Nachricht herausgeht: Deckungsbeitrag unter Plan, Baustelle über Budget, Lagerbestand unter Mindestmenge.
- Export, wo er gebraucht wirdJede Ansicht lässt sich als Tabelle oder PDF herausziehen, für die Bank, den Steuerberater oder die Gesellschafterversammlung.
- Betrieb auf eigenen ServernIn Deutschland oder bei Ihnen im Haus, mit Backups und Monitoring. Keine Nutzergebühr, keine Datenweitergabe an einen Anbieter.
Prognosen, wo sie tragen
Sobald genug Vergangenheit sauber vorliegt, lässt sich rechnen, wie es weitergeht: Absatz je Artikelgruppe, Auslastung der kommenden Wochen, saisonale Muster, Zahlungseingänge, Ausfallrisiko bei Maschinen mit Betriebsstunden. Dafür braucht es keine Datenwissenschaft mit eigener Abteilung, sondern verlässliche Historie und ein Verfahren, das zur Fragestellung passt.
Wir sagen dabei immer dazu, wie sicher eine Prognose ist, und zwar als Spanne statt als einzelne Zahl. Eine Vorhersage ohne Unsicherheitsangabe ist eine Behauptung. Und wir sagen es, wenn die Datenlage nicht reicht: Zwei Jahre lückenhafte Historie ergeben keine belastbare Saisonprognose, egal welches Verfahren darauf angewendet wird. In dem Fall ist der erste Schritt, sauber zu erfassen, und die Prognose kommt ein Jahr später.
Passt dazu: Automatisierungen & Büroerleichterungen, KI-Potenzialanalyse, Server Management & IT-Infrastruktur
Ihre Zahlen bleiben Ihre Zahlen
Ein Dashboard sieht harmlos aus und enthält am Ende das Konzentrat Ihres Betriebs: Margen, Kunden, Auslastung, Kosten. Deshalb gelten hier dieselben Regeln wie bei allem anderen, was wir bauen:
- Die Daten bleiben, wo sie sindWir kopieren nur, was für die Auswertung nötig ist, und zwar auf einen Server, der Ihnen gehört.
- Offene Technik ohne LizenzfalleAufgebaut auf Werkzeugen, die frei verfügbar sind. Kein Modell, bei dem der Preis steigt, sobald mehr Leute hineinsehen.
- Alles ist nachvollziehbarJede Kennzahl kommt mit Definition und Quelle. Eine Zahl, deren Herkunft niemand erklären kann, wird im Zweifel nicht geglaubt.
- Übergabefähig gebautDatenmodell und Auswertungen sind dokumentiert. Wenn ein anderer Dienstleister übernimmt, kann er das.
Der praktische Nebeneffekt: Ein weiterer Nutzer kostet nichts. Das klingt nach einem Detail, ändert aber, wer die Zahlen sehen darf. Wo jede Lizenz Geld kostet, bekommen drei Personen Zugang. Wo sie nichts kostet, sieht auch der Meister die Auslastung seiner Kolonne, und genau dort entstehen die Entscheidungen.
Was oft dazugehört
Ein Dashboard steht selten allein. Diese Bereiche schließen direkt an.
So läuft ein Dashboard-Projekt ab
Fünf Schritte, und nach dem zweiten sehen Sie bereits echte Zahlen, nicht nur einen Entwurf mit Beispieldaten.
Erstgespräch
Aufnahme und Datenprobe
Erste Ansicht mit echten Daten
Ausbau und Automatisierung
Übergabe und Betrieb
Was das kostet
Zum Einordnen: Klassische Business-Intelligence-Werkzeuge kosten je Nutzer und Monat, typischerweise 10 bis 70 Euro, und die Einrichtung kommt obendrauf. Wir bauen die Auswertung auf offener Technik, die auf Ihrem eigenen Server läuft und keine Gebühr je Nutzer kennt. Die folgenden Preise sind Einstiegspreise.
Erstes Dashboard
Eine Datenquelle, wenige Kennzahlen, eine Ansicht. Der ehrlichste Einstieg.
- Aufnahmetag mit Definition der Kennzahlen
- Anbindung einer Quelle
- Eine Ansicht, auch auf dem Handy lesbar
- Tägliche automatische Aktualisierung
- Einweisung und Dokumentation
Mehrere Quellen
Wenn Zahlen aus Warenwirtschaft, Buchhaltung und Zeiterfassung zusammenkommen müssen.
- Alles aus „Erstes Dashboard"
- Anbindung mehrerer Systeme
- Zusammengeführte, historisierte Datenbasis
- Ansichten und Rechte je Rolle
- Grenzwerte mit automatischer Meldung
Mit Prognosen
Absatz, Auslastung, Zahlungseingänge oder Ausfallrisiko, gerechnet aus Ihrer Historie.
- Alles aus „Mehrere Quellen"
- Prognosemodelle auf Ihren eigenen Daten
- Angabe der Unsicherheit als Spanne
- Regelmäßige Neuberechnung und Güteprüfung
- Auswertung, wie gut die Prognose lag
Was den Preis treibt
Nicht die Diagramme, sondern der Weg zu den Daten. Ein System mit dokumentierter Schnittstelle ist schnell angebunden. Eine Branchensoftware, aus der Daten nur als Export herausgehen, bedeutet Zwischenschritte. Und wenn dieselbe Kennzahl in zwei Systemen unterschiedlich definiert ist, ist das Aufräumen die eigentliche Arbeit, nicht das Anzeigen. Der laufende Betrieb ist optional, monatlich kündbar und beginnt bei 49 Euro im Monat.
Damit Sie nicht nur unser Wort haben
Projekte und Fachbeiträge, an denen Sie sehen, wie wir arbeiten. Mit Zahlen, nicht mit Adjektiven.
Alle Projekte ansehen · Wie wir technisch arbeiten · Wer wir sind
Wir kommen zu Ihnen
Für jede bayerische Gemeinde ab 1.000 Einwohnern gibt es bei uns eine eigene Seite, mit Landkreis, Postleitzahlen, Nachbarorten sowie Entfernung und geschätzter Fahrzeit ab unserem Sitz. Ein Auszug:
Häufige Fragen zu Dashboards
Was kostet ein Dashboard?
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Wie aktuell sind die Zahlen?
Was ist der Unterschied zu Power BI oder Tableau?
Wir haben schon Excel-Auswertungen, reicht das nicht?
Wie zuverlässig sind die Prognosen?
Wer darf welche Zahlen sehen?
Wie lange dauert das?
Was, wenn unsere Daten unsauber sind?
Können wir das später selbst erweitern?
Welche drei Zahlen wollen Sie morgens sehen?
Wenn Ihnen darauf spontan eine Antwort einfällt, ist das Projekt meistens klein. Wenn nicht, ist genau das der interessante Teil. Schreiben Sie uns kurz, welche Systeme im Einsatz sind, und Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Einschätzung.