Sichere KI im Unternehmen KI, die im Haus bleibt, mit Regeln, die Ihre Leute verstehen
In den meisten Betrieben wird längst mit KI gearbeitet, nur weiß die Geschäftsführung nicht, mit welcher und womit. Wir drehen das um: ein Assistent auf Ihrer eigenen Hardware, der Ihre Dokumente kennt, eine schriftliche Regelung, was erlaubt ist, und ein Praxistag, nach dem Ihre Leute damit arbeiten statt darüber zu reden. Ohne dass ein einziges Dokument in eine fremde Cloud wandert.
- Lokale LLMs
- Keine Daten in die USA
- Schriftliche KI-Richtlinie
- Schulung inklusive
KI ist längst im Haus, nur unkontrolliert
Der Satz, den wir am häufigsten hören, lautet: „Wir setzen noch keine KI ein." Der Satz, der eine halbe Stunde später fällt, wenn man mit den Mitarbeitenden spricht, lautet: „Ich lass mir die Angebotstexte natürlich vorschreiben." Beide Sätze stimmen aus Sicht derjenigen, die sie sagen. Zusammen beschreiben sie das eigentliche Problem.
Wer keine Regelung hat, hat trotzdem eine Praxis: private Konten, kostenlose Zugänge, Kundendaten in Eingabefeldern von Anbietern, mit denen kein Vertrag besteht. Das ist selten böser Wille, sondern meistens der kürzeste Weg zu einem Ergebnis. Und es ist genau der Fall, den die Datenschutzaufsicht später am unangenehmsten findet, weil niemand sagen kann, welche Daten wo gelandet sind.
Unsere Antwort ist nicht ein Verbot, das ohnehin umgangen wird. Sie ist ein Werkzeug, das besser ist als der Umweg: schneller erreichbar, mit den eigenen Dokumenten gefüttert, und so aufgesetzt, dass die Daten das Haus nicht verlassen. Dazu eine Regelung, die auf zwei Seiten passt, und ein Tag, an dem die Leute an ihren echten Aufgaben damit arbeiten.
- Mitarbeitende nutzen private Zugänge auf eigenen Geräten
- Kundendaten landen in Eingabefeldern ohne Vertrag
- Niemand kann sagen, welche Daten wo gelandet sind
- Es gibt keine Regel, also gilt jede Praxis als erlaubt
- Ergebnisse werden übernommen, ohne geprüft zu werden
- Die Geschäftsführung erfährt davon zufällig
- Ein Zugang für alle, auf Hardware im eigenen Haus
- Der Assistent kennt Ihre Dokumente, nicht ein fremder Anbieter
- Jede Nutzung ist nachvollziehbar und dokumentiert
- Eine schriftliche Regelung, die auf zwei Seiten passt
- Geschult, mit klarer Ansage, was geprüft werden muss
- Belegbar, dass eine Einweisung stattgefunden hat
Was wir bei Ihnen vor Ort machen
Bevor irgendetwas installiert wird, klären wir zwei Fragen: Wo liegt das Wissen, das ein Assistent kennen müsste, und was davon darf er überhaupt sehen. Beides lässt sich aus der Ferne nicht beantworten.
Was tatsächlich schon benutzt wird
Wir fragen die Mitarbeitenden, nicht die Geschäftsführung. Es ist fast immer mehr, als oben bekannt ist, und das ist keine Schuldfrage, sondern der Ausgangspunkt. Ohne diesen ehrlichen Stand regelt eine Richtlinie an der Wirklichkeit vorbei.
Wo Ihr Wissen wirklich liegt
Meistens in Köpfen, gewachsenen Ordnerstrukturen und alten Mail-Verläufen. Wir sehen uns an, was davon in eine Wissensbasis gehört und was besser nicht, etwa Personalakten, Kalkulationen und alles, was rechtlich sensibel ist.
Welche Arbeit sich lohnt
Wir suchen die Aufgaben, bei denen ein Assistent tatsächlich Zeit spart: Angebotstexte, Zusammenfassungen, Antwortentwürfe, Suchen in eigenen Unterlagen. Und wir benennen die, bei denen er nichts bringt oder gefährlich wäre.
Was Ihre Hardware hergibt
Ob ein vorhandener Server reicht oder eine eigene Maschine sinnvoll ist, hängt an der Zahl der Nutzer und der Art der Aufgaben. Das prüfen wir am realen Bestand, statt Ihnen vorsorglich die größte Grafikkarte zu verkaufen.
Was erlaubt sein soll
Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, welche Daten hineindürfen, wer welchen Zugang bekommt, was gekennzeichnet werden muss und was immer ein Mensch prüft. Aus diesem Gespräch entsteht die Richtlinie, nicht aus einer Vorlage.
Ein Praxistag an echten Aufgaben
Ihre Leute arbeiten mit dem, was ohnehin auf dem Tisch liegt. Am Ende können sie das Werkzeug benutzen und kennen seine Schwächen. Beides gehört zusammen, und beides ist im Projekt enthalten.
Der Praxistag, der aus dem Projekt hängen bleibt
Zu jeder Einführung gehört ein Tag im Haus, an dem Ihre Leute mit ihren eigenen Aufgaben arbeiten: mit dem Angebot, das heute geschrieben werden muss, mit der Reklamation, die beantwortet werden soll, mit dem Protokoll, das zusammengefasst gehört. Keine Beispielaufgaben aus einer Folienpräsentation. Danach wissen die Beteiligten auch, wo das Werkzeug schlecht ist, und das ist der wichtigere Teil: Wer die Grenzen kennt, prüft die Ergebnisse.
Zu den Standorten →Was wir aufbauen
Kein Werkzeugkasten, aus dem Sie sich etwas aussuchen, sondern eine Zusammenstellung, die zu Ihren Abläufen passt. Was davon sinnvoll ist, entscheidet der Aufnahmetag.
- Interner AssistentEin Chat für Ihre Mitarbeitenden, der auf Ihrer Hardware läuft, Ihre Dokumente kennt und Rechte respektiert: Wer eine Datei nicht sehen darf, bekommt sie auch nicht zusammengefasst.
- Wissensbasis aus eigenen UnterlagenHandbücher, Verträge, Protokolle, Preislisten und Projektakten werden durchsuchbar. Antworten kommen mit Quellenangabe, damit nachprüfbar bleibt, woher eine Aussage stammt.
- Antworten für den KundenserviceWiederkehrende Anfragen werden aus Ihren eigenen Unterlagen beantwortet, als Entwurf zur Freigabe oder, wo es unkritisch ist, direkt. Was der Bot nicht sicher weiß, gibt er ab, statt zu raten.
- KI-RichtlinieEine schriftliche Regelung auf zwei Seiten: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen, was gekennzeichnet wird, wer im Zweifel entscheidet. Verständlich formuliert, sonst hält sie niemand ein.
- Praxisschulung im HausEin Tag mit Ihren echten Aufgaben statt Beispielen aus einer Folienpräsentation. Danach ist belegbar, dass eine Einweisung stattgefunden hat, was die KI-Verordnung ohnehin verlangt.
- Anbindung an Ihre SystemeDer Assistent bekommt kontrollierten Zugriff auf Warenwirtschaft, Ticketsystem oder Ablage, damit er mit echten Daten arbeitet statt mit einem Abzug von vorletztem Monat.
- ProtokollierungWer hat wann was gefragt, welche Quellen wurden verwendet. Nicht zur Überwachung der Mitarbeitenden, sondern damit im Zweifel nachvollziehbar ist, wie eine Antwort zustande kam.
- Betrieb auf eigener HardwareInstallation, Absicherung, Modellauswahl, Updates und Monitoring. Auf einer Maschine bei Ihnen im Haus oder auf einem dedizierten Server in Deutschland, je nachdem was passt.
Was rechtlich gilt, ohne Panikmache
Seit dem 2. Februar 2025 gilt die europäische KI-Verordnung in ihren ersten Teilen. Zwei Punkte betreffen praktisch jeden Betrieb, der KI einsetzt: Bestimmte Anwendungen sind verboten, etwa Emotionserkennung am Arbeitsplatz, und wer KI betreibt, muss dafür sorgen, dass die Menschen, die damit arbeiten, ausreichend kompetent dafür sind. Das ist keine Zertifizierungspflicht, aber es ist auch nicht nichts: Es heißt, dass eine Einweisung stattgefunden haben muss und dass jemand sie belegen kann.
Die weiteren Stufen greifen gestaffelt und betreffen vor allem Anbieter von Modellen und Hochrisiko-Anwendungen. Der Zeitplan dafür war zuletzt Gegenstand politischer Änderungsvorschläge. Wir sagen Ihnen, was heute sicher gilt, und wir sagen dazu, wo die Lage in Bewegung ist. Was wir nicht tun: Ihnen mit Bußgeldhöhen Angst machen, um ein Projekt zu verkaufen.
Daneben steht der Datenschutz, und der ist der praktisch relevantere Teil. Sobald personenbezogene Daten in ein KI-System gehen, brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und einen Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis. Genau das ist der Grund, warum wir bevorzugt lokale Modelle einsetzen: Was das Haus nicht verlässt, muss auch niemandem vertraglich anvertraut werden. Wir sind keine Rechtsanwälte und geben keine Rechtsberatung. Wir bauen die Technik so, dass Ihre Juristen wenig zu beanstanden haben, und schreiben auf, was tatsächlich passiert.
Passt dazu: KI-Potenzialanalyse, Server Management & IT-Infrastruktur, Automatisierungen & Büroerleichterungen
Warum die Hardware bei Ihnen steht
Ein Assistent, der Ihre Angebote, Protokolle und Verträge kennt, ist genau deshalb nützlich und genau deshalb heikel. Wenn dieselben Dokumente durch einen fremden Dienst laufen, verlagern Sie Ihr wertvollstes internes Wissen an einen Ort, den Sie nicht kontrollieren. Deshalb arbeiten wir bevorzugt mit Modellen, die auf Ihrer eigenen Hardware laufen.
- Die Dokumente bleiben im HausWas lokal verarbeitet wird, braucht keinen Auftragsverarbeitungsvertrag und keinen Eintrag über eine Drittlandübermittlung.
- Keine Gebühr je NutzerNach der Anschaffung kostet ein zusätzlicher Mitarbeiter am Assistenten nichts. Das ändert, wie großzügig ein Betrieb Zugänge vergibt.
- Kein Modellwechsel ohne Ihr ZutunCloud-Anbieter tauschen Modelle aus, und Ergebnisse ändern sich über Nacht. Lokal entscheiden Sie, wann ein Wechsel stattfindet.
- Funktioniert auch ohne InternetFür Betriebe mit schlechter Anbindung ist das kein Randthema, sondern der Unterschied zwischen benutzbar und nicht benutzbar.
Ehrlich dazugesagt: Lokale Modelle sind bei anspruchsvollen Aufgaben nicht immer so gut wie die größten kommerziellen. Für das, was in einem Betrieb tatsächlich anfällt, also Zusammenfassen, Formulieren, Suchen und Einordnen, reichen sie in aller Regel. Wo sie es nicht tun, sagen wir es und schlagen einen EU-Anbieter mit Vertrag vor, statt so zu tun, als gäbe es das Problem nicht. Was eine eigene Maschine über drei Jahre wirklich kostet, haben wir in einem Fachbeitrag durchgerechnet.
Was oft dazugehört
KI im Betrieb steht selten allein. Diese Bereiche schließen direkt an, und Sie können jeden davon auch einzeln beauftragen.
So läuft eine KI-Einführung ab
Fünf Schritte, und Sie wissen an jedem davon, was als Nächstes kommt, was es kostet und wann es fertig ist.
Erstgespräch
Aufnahme im Betrieb
Konzept, Richtlinie und Festpreis
Aufbau und Praxistag
Übergabe und Betrieb
Was das kostet
Zum Einordnen: Ein Zugang zu einem kommerziellen KI-Dienst kostet je Mitarbeiter typischerweise 20 bis 30 Euro im Monat. Bei fünfzehn Leuten sind das über drei Jahre rund 12.000 Euro, und am Ende gehört Ihnen nichts. Eine eigene Maschine mit brauchbarer Grafikkarte liegt heute im niedrigen vierstelligen Bereich und läuft danach ohne Nutzungsgebühr. Die folgenden Preise sind Einstiegspreise, ohne Hardware.
Regeln und Schulung
Wenn KI längst benutzt wird und es zuerst darum geht, sie in geordnete Bahnen zu bringen.
- Aufnahme, was im Betrieb tatsächlich genutzt wird
- KI-Richtlinie auf zwei Seiten, auf Ihren Betrieb geschrieben
- Ein Praxistag im Haus an echten Aufgaben
- Empfehlung, welche Werkzeuge erlaubt sein sollten
- Nachweis über die Einweisung für Ihre Unterlagen
Interner Assistent
Das Hauptangebot: ein Assistent auf eigener Hardware, der Ihre Dokumente kennt.
- Alles aus „Regeln und Schulung"
- Lokales Modell, installiert und abgesichert
- Wissensbasis aus Ihren Unterlagen, mit Quellenangabe
- Rechte je Benutzergruppe, Protokollierung
- Einrichtung auf Ihrer Hardware, Kauf auf Ihren Namen
Mit Systemanbindung
Wenn der Assistent an Warenwirtschaft, Ticketsystem oder Ablage angebunden werden soll.
- Alles aus „Interner Assistent"
- Anbindung bestehender Systeme über deren Schnittstellen
- Antworten für den Kundenservice aus eigenen Unterlagen
- Eigene Auswertungen zur Nutzung
- Testbetrieb mit echten Fällen vor der Freigabe
Was den Preis treibt
Drei Dinge: wie viele und wie unordentliche Dokumente in die Wissensbasis sollen, ob der Assistent an bestehende Systeme angebunden wird, und wie viele Leute geschult werden. Die Hardware kommt separat dazu und wird auf Ihren Namen gekauft, nicht auf unseren. Der laufende Betrieb ist optional, monatlich kündbar und beginnt bei 99 Euro im Monat für Updates der Modelle, Überwachung, Backups und Fehlerbehebung.
Damit Sie nicht nur unser Wort haben
Projekte und Fachbeiträge, an denen Sie sehen, wie wir arbeiten. Mit Zahlen, nicht mit Adjektiven.
Alle Projekte ansehen · Wie wir technisch arbeiten · Wer wir sind
Wir kommen zu Ihnen
Für jede bayerische Gemeinde ab 1.000 Einwohnern gibt es bei uns eine eigene Seite, mit Landkreis, Postleitzahlen, Nachbarorten sowie Entfernung und geschätzter Fahrzeit ab unserem Sitz. Ein Auszug:
Häufige Fragen zu KI im Unternehmen
Was kostet das?
Lohnt sich eine eigene Maschine gegenüber einem Cloud-Abo?
Sind lokale Modelle nicht deutlich schlechter?
Was gilt seit der KI-Verordnung für uns?
Dürfen wir Kundendaten in die KI geben?
Was ist eine KI-Richtlinie, und brauchen wir wirklich eine?
Woher weiß der Assistent Dinge über unseren Betrieb?
Kann jeder Mitarbeiter dann alles sehen?
Was ist mit Halluzinationen?
Wie lange dauert die Einführung?
Was passiert mit unserem Wissen, wenn wir Sie nicht mehr beauftragen?
Können Sie auch nur schulen, ohne dass wir etwas aufbauen?
Was von Ihren Daten darf niemals nach außen?
Mit dieser Frage fangen wir an. Beschreiben Sie uns kurz, womit Ihre Leute heute arbeiten und was Sie befürchten. Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine ehrliche Einschätzung, auch wenn die lautet, dass eine Regelung reicht und kein Projekt nötig ist.